A héten (továbbra is a GTD ajánlása alapján) folytatjuk Az esszenciális Drucker feldolgozását. A menedzsment alapokért nyugodtan vissza lehet lapozni – de ha az már pipa, akkor rátérhetünk az egyén, vagyis önmagunk menedzsmentjére. Szerintem ez lesz az a rész, amit a legtöbben ténylegesen hasznosíthatunk a mindennapjainkban, úgyhogy essünk is neki!

A tartalom a következőképp alakul:


A hatékonyságot tanulni kell

Az intelligencia, a tudás és a képzelőerő mind nagyszerű – de csak a hatékonysággal konvertálhatók valami kézzel foghatóvá. Önmagukban maximum felső korlátnak jók, hogy mire lehetünk egyáltalán képesek. De ha nem teszünk érte, akkor nem is lesz belőle semmi!

A kiváló képességű emberek gyakran látványosan eredménytelenek; […] Soha nem tanulták meg, hogy a képesség csak kemény, szisztematikus munkán keresztül válik eredményekké.

Brilliant men are often strikingly ineffectual; […] They never have learned that insights become effectiveness only through hard systematic work.

A menedzser réteg régóta próbál ezért valahogy eredményeket kicsikarni a munkásokból – csak hát menet közben a munka központja a kezünkből a fejünkbe került át. Már pedig a manuális munka hatékonysági mutatói ott szart sem érnek. Nem az számít ugye, hogy milyen gyorsan evezünk, hanem hogy a jó irányba evezünk-e…

Bizonyos értelemben ma már szinte mindenki “executive”, akinek döntéseket kell hoznia (amik kihathatnak a teljes egész teljesítményére). És ebből a szemszögből a legalacsonyabb szintű tudás-alapú munkát végző ember is ugyanazokat a feladatokat végzi, mint a vezérigazgató. Persze sokkal limitáltabb hatókörben… De attól a feladatai szerkezete ugyanaz.

El kell fogadnunk, hogy maga a munka és/vagy a külső követelmények soha nem lesznek alkalmasak, hogy mi majd csak úgy hatékonyak legyünk. Ezért ha ez nem egy szándékos, tudatos erőfeszítés, akkor (kitaláltátok) nem lesz belőle semmi! Mindenki “rálép” az időnkre, és folyamatosan ömlik befelé a figyelemelterelő zaj. Ha hagyjuk, hogy elsodorjon az ár (vagyis, hogy a beömlő dolgok természete/sorrendje határozza meg, hogy épp mikor mivel foglalkozunk), akkor ott bizony nem lesznek fényes eredmények. Emellett a tudásmunkának nincs direkt haszna, hacsak valaki nem hasznosítja. Szóval a hatékonysághoz az is hozzátartozik, hogy a mi eredményeink egyszer majd tényleges eredményekké váljanak.

Az emberek már kb. most is a tudás/intelligencia/kompetencia határán vannak; azt nem fogjuk tudni jelentősen növelni. Viszont a nagyobb hatékonyság sokkal többet kihozhat ugyanezekből az emberekből is. A hatékonyság pedig tanulható – és többségében egyszerű gyakorlatokból áll. Utána már “csak” annyi a dolgunk, hogy ezeket a gyakorlatokat csináljuk és csináljuk, amíg ösztönös reflex nem lesz belőlük.


Koncentráljunk a hozzáadott értékre!

Ahogy az általános menedzsereknél is áll (kis ismétlés): nem lefelé kell nézni, hanem fel – vagy még inkább ki! Nem az a fontos, hogy “ennyi ember van alattam”, vagy “ezzel foglalkozunk”, vagy “erre megy el a sok energia”… Inkább az, hogy ennek mi értelme? Miért is éri az meg nekünk, hogy fizetünk valamiért? Mi az az érték, amit mi hozzáadunk ehhez?

Na ugyanígy kellene magunkhoz is hozzáállni: nem csak elfoglaltnak lenni, hanem az eredményekre koncentrálni! Miért jó az, amit most csinálok? Van értelme? Haladok, vagy csak egy helyben tekerek? Eredmények pedig csak a szervezeten (illetve most önmagunkon) kívül vannak… Tehát ha kifelé fordulunk a begubózás helyett, akkor eleve máshogy fogjuk csinálni, amit csinálunk. Jobban.

Ez valamilyen szinten “automatikusan” megjavítja a humán kapcsolatokat is. Elvégre ha a a hozzáadott értékre koncentrálunk, akkor arra is figyelünk, hogy a tudásunkat ki, hol, és hogyan tudja használni. Ha pedig ennek elébe megyünk, és segítünk nekik a megfelelő időben a megfelelő eredményt kapni tőlünk… Szerintem az alapból egy igencsak jó szájízű kapcsolat lesz.

Illetve hozzáadott értékek hajtják az önfejlesztést is – annyi különbséggel, hogy itt külső tényezők helyett tényleg mindent a saját nézőpontunk határoz meg. De akkor is szét kell választani magunkat egy “megrendelővé” és egy “beszállítóvá”. Ha keveset várunk magunktól, akkor keveset is fogunk teljesíteni. Ha sokat, akkor sokat… És ez nem is feltétlen lesz nehezebb vagy kellemetlenebb – csak máshogy fogunk hozzáállni.


Ismerjük az erősségeinket és az értékeinket

Mind azt gondoljuk, hogy jól ismerjük magunkat – és mind meglepődnénk, ha tudnánk, milyen gyakran tévedünk. Ezért fontos tárgyilagosan letisztázni, mikben vagyunk tényleg jók, és hogy miket értékelünk nagyra.

A könyv egy konkrét javaslata az ún. “feedback analízis”: minden nagyobb tett vagy változtatás előtt írjuk le, hogy milyen kimenetre számítunk. Később, amikor már megvan az eredmény, visszamehetünk, és összehasonlíthatjuk az elvárásainkkal. Ez gyorsan (és kegyetlenül) meg fogja mutatni, hogy miben vagyunk jók és miben nem. Ez alapján pedig jobban tudunk majd az erősségeinkre koncentrálni, elhagyni a rossz szokásainkat, és nem elpazarolni az energiát a gyenge területeinkre.

Emellett az is fontos, hogy hogyan tudjuk kihozni magunkból a maximumot.

  • Olvasás, írás, hallás, vagy beszélés útján tanulunk a legkönnyebben?
  • Csapatban vagy önállóan dolgozunk jobban?
  • A stressz vagy a kiszámíthatóság hozza ki belőlünk a jobb teljesítményt?
  • Döntéshozók vagy inkább tanácsadók vagyunk?

Fontos, hogy ezeket a kérdéseket feltegyük magunknak, és aztán igyekezzünk is tudatosan olyanra formálni a munkakörülményeinket. Csak így várhatunk magunktól optimális teljesítményt!

Illetve mondjuk úgy, hogy nem mellékes az sem, hogy mi az értékrendünk. Lehet, hogy valamiben jók vagyunk, és tudunk is eredményeket produkálni – de egyszerűen az nem egy olyan terület, amire az életünket szívesen rááldoznánk. Olyankor pedig az értékeinkre kell hallgatni, különben a gyors kiégés szinte garantált.

Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásával meglepően jól és pontosan el tudjuk helyezni magunkat a világban. A fő tanulság, hogy nem kell szupersztárnak lenni! Csak találni kell egy olyan hivatást, ami kompatibilis az erősségeinkkel, a munkamódszerünkkel, és az értékrendünkkel. És higgyük el, ott hirtelen szupersztárnak fogunk tűnni…


Tudjunk bánni az idővel

Furcsa módon pont az olyan területeken (például a manuális munkáknál) mérjük szigorúbban az időt, ahol “csak” a hatékonyság és a költségek miatt számít. Bezzeg a tudás-alapú munkáknál meg pont nem, ahol maguk az eredmények létrejötte is ettől függ. Gondoljunk csak bele: ha lassabban lapátolok, akkor hosszabb ideig tart majd ugyanaz a kupac – de végül akkor is el lesz lapátolva! Ellenben ha egy mentális feladatnál nem jól vagy nem jó irányba gondolkozok, akkor lassabban sem lesz kész soha…

Nagyon fontos tehát, hogy a jó dolgokra fordítsuk az időnket! Az elsődleges tipp, hogy nem a feladatokkal kell(ene) kezdeni, hanem az időnkkel:

  1. Mérni, hogy hova megy;
  2. Menedzselni, hogy ne menjen rossz helyekre; és
  3. Konszolidálni, hogy egyben legyenek a nagy(obb) blokkok.

Kell tehát az aktív követés. Nem memóriából, hanem ott helyben, frissen felírva, hogy mire mennyi ment. Ha nem is mindig, de egyszerre 2-3 hétig legalább; évente mondjuk kétszer. Kell a karbantartás, mert amint nem aktívan figyel az ember, rögtön elkezd elcsúszni.

Ha megvan az időnaplónk, akkor jöhet a menedzsment rész. A szerző évtizedes tanácsadói tapasztalatai alapján:

  • Kb. a negyede tuti kidobható lesz, mert egy-az-egyben felesleges dolgokra pazaroltuk eddig;
  • Még egy nagy adag áttolható lesz másra, hogy mi tényleg a mi dolgunkra tudjunk koncentrálni; és
  • Előfordulhat olyan is, ahol mi pazaroljuk mások idejét… Ott is lehet majd vágni.

Végül pedig jöhet a “konszolidáció” – hiszen ha egy bizonyos minimumnál kisebb időszeletek vannak egyben, akkor az gyakorlatilag pazarlás. Vagyis nem csak az számít, hogy összesen mennyi időnk van valamire, hanem hogy azt mekkora darabokban tudjuk ráfordítani. Kocka informatikusként akár azt is mondhatnám, hogy tulajdonképpen “töredezettség-mentesíteni” kell az időbeosztásunkat. De nem ám a többit írni be egy kupacba, hogy aztán a “maradék időben” tudjunk a fontossal foglalkozni! Mert így amint bejön valami “krízis” (és be fog!), akkor az a fontostól veszi el az időt. Nem… A megoldás: a nagy/fontos dolgot kell beírni az egybe időszeletünkbe, és a többit csinálni a maradékban, amikor csak tudjuk.


Hozzunk hatékony döntéseket

Próbáljunk általánosítani, amikor csak lehet! Az nem menő, ha minden specifikus esetet egyesével oldunk meg, nagy zsonglőrködés árán. Az a menő, ha előre meglátjuk benne a szerkezetet, átgondoljuk, és ritkán de alaposan döntünk. Tűzoltás helyett elvek és rendszerek alapján kell megoldást találni.

Az első lépés, hogy pontosan le kell fektetni a “határfeltételeket” – vagyis hogy a döntés milyen célt szolgál; mit/miket kell elérnie; mi az a minimum, ami felett megéri; stb. Ez segíthet elkapni az olyan döntéseket, amik eleve rossz feltételeket elégítenek ki. Vagy mondjuk az olyanokat, ahol egy kisebb csoda kellene hozzá, hogy eredményesek legyenek. Ettől persze fogunk rossz döntéseket is hozni… De legalább nem úgy, hogy eleve nem is jó irányba indultunk a döntéssel.

Másodikként mindenképp azt kell megállapítani, hogy mi lenne az ideális megoldás. Hogy mi az abszolút helyes. Aztán persze úgyis valami kompromisszum lesz a vége. De ha nem tudjuk, hogy mi az optimális, akkor szinte biztos, hogy nem is a jó kompromisszumot fogjuk megkötni.

És ne feledjük: az is egy opció, hogy nem csinálunk semmit! Mérlegelni kell, hogy van-e értelme, várhatóan megéri-e a kockázatot, stb. Viszont ha egyszer döntöttünk, akkor vagy cselekedni kell, vagy nem… Az orvosoknál sincs olyan, hogy félig veszik ki a mandulát, és akkor csak fele akkora a komplikációk esélye!

Ezek után jöhet a végrehajtás, ami egy-az-egyben GTD. Összefoglalva: a döntés része az is, hogy mik a lépések, kinek kell végrehajtani, és mikor. Egy döntés kimenete egy konkrét akció (sorozat)… Odáig csak egy csokor jó szándék.

Végül pedig fontos, hogy tanuljunk a visszacsatolásból. Tényleg úgy lett-e, ahogy vártuk? Továbbra is állnak-e a kiindulási feltételek, vagy újra kell gondolni? Erről pedig lehetőleg a saját szemünkkel kell megbizonyosodni, nehogy az infó valahol út közben elferdüljön!

Megjegyezzük még, hogy egy döntéshez igazi alternatívák kellenek. Mint ahogy Mill is mondta, kellenek az ellenvélemények, hogy aztán abból informáltan tudjuk a helyes utat választani. Az egyet nem értés tehát jó! És nem úgy kell tekinteni rá, hogy “kinek van igaza” – ugyanis ha a másik szerint logikusan az lenne a megoldás, ami nekünk egyáltalán nem logikus, akkor ő valahogy nagyon máshogy láthatja a problémát. Na ezt akkor először meg kellene érteni, és csak utána ítélkezni!


Kommunikáljunk működőképesen

Igazából az kommunikál, aki hallgat. A beszélő csak zajt csap, de ha azt a hallgató nem (vagy helytelenül) értelmezi, akkor nincs kommunikáció. Ezért a mondanivalót mindig a hallgatóság szemszögéből, fogalomkészletével, és “szintjén” kell megfogalmazni!

Ha nem így teszünk, akkor nem is az ellenállás lesz a legnagyobb problémánk, hanem hogy egyszerűen át sem megy az üzenet. Hiszen érthető, hogy mindenki erősen ragaszkodik a saját világképéhez. Ha mi pedig valami olyat mondunk, ami a másik világképével teljesen ellentétes, akkor az csak zaj. Ezért kell először megértenünk az ő elképzeléseit, és aztán úgy tálalni a “mi igazságunkat”, hogy az (talán!) áttörhessen. Ettől persze a kommunikáció továbbra is egy két oldalú játszma; a másik félnek is akarni kell… De ha akarja, akkor létrejöhet egy igazi “beszélgetés”, egy véleménycsere.

Sem a “fentről lefelé”, sem a “lentről felfelé” kommunikáció nem fog működni, mert mindkettő azt feltételezi, hogy a beszélő számít. De az sem igaz, hogy csak a hallgató számít – hiszen a beszélőnek is alapoznia kell valamire a mondanivalóját. Ami számít, az valamilyen közös tapasztalat, amire a további kommunikáció építhet. Ha ütköztetjük a nézeteinket egy bizonyos területen, akkor abból remélhetőleg mindkét fél meglátja majd, hogy a másik mennyire máshogy érzékeli a valóságot. És a másik álláspontjának meglátása után már talán jobban megy majd a kommunikáció is.

Összefoglalva tehát: a kommunikáció soha nem fog menni tőlem neked… De tőled se nekem! Csak úgy fog menni, ha “mi” vagyunk, és az egyikünk mond valamit a másikunknak. Ehhez pedig először valahogy “mi”-vé kell válnunk!


Viselkedjünk vezetőként

A vezér, mint egyéniség, manapság sokszor keveredik a karizmával. De igazából ez is az eredményességen múlik! Az pedig mindegy, ha közben olyan izgalmasak vagyunk, mint egy tál zabkása.

A vezetői szerep munka, felelősség, és a kiérdemelt bizalom köré épül:

  • Munka, ahol az egységes célt és víziót kell hirdetnünk. Illetve nyilván testesítsük is meg, amit a többiektől elvárunk. De ez ugye nem a hangzatos beszédekről, hanem az eredményességről szól.

  • Felelősség, ahol erős emberekkel vesszük körbe magunkat, és azokat is inkább egyre csak fejlesztjük. Ha vállaljuk a felelősséget a kudarcokért, akkor ezért cserébe a beosztottak sikereit is (jogosan) saját sikernek (is) élhetjük meg.

  • Kiérdemelt bizalom, ahol pedig a konzisztencia a lényeg! Nem fontos, hogy egyetértsenek velünk, vagy hogy szeressenek – de a követők megszerzéséhez látványosnak kell lennie, hogy tényleg azt csináljuk, amiről beszélünk. Az integritás idővel úgyis követőket vonz…

Ha a munkamorál, a felelősségvállalás és a kiérdemelt bizalom adottak, akkor onnantól senkinek nem fog hiányozni az alfa kisugárzás.


Készüljünk az életünk második felére

Ahogy a várható élettartam nő (és ahogy a gazdaság átalakul), jogosan várhatjuk, hogy túléljük majd a jelenlegi munkahelyünket. De ha mégsem, akkor is igencsak bele lehet “punnyadni”, ha az ember egész életében ugyanazt csinálja. Szóval érdemes előre készülni az életünk második felére, hogy egy esetleges életközépi válság ne érjen teljesen váratlanul! Illetve gondolkodjunk időben, mert lehet, hogy az lesz a második fázis középpontja, de valamikor meg is kell alapozni…

Ez persze nem kötelező azon keveseknek, akik tökéletesen kiteljesedhetnek és úgy érzik, hogy ez így is marad – akinek nem inge, az ne vegye magára. De a többiek viszont inkább kezdjenek egy új karrierbe (vagy akár egy párhuzamos karrierbe), mint hogy hagyják magukat szó szerint elsorvadni! Fel kell ismernünk, hogy van választásunk – és a választással együtt felelősségünk is. Ha jó így, akkor jó. Ha nem, akkor viszont tessék tenni ellene!


Legyünk “művelt emberek”

A tanult ember tudása régen olyan volt, mint egy dísznövény – leginkább csak önmagáért való. Manapság viszont már nem is kicsit számít! Ezért pedig nagyon nem mindegy, hogy milyen irányba terelgetjük az emberek oktatását.

Akik nem az egység, hanem az egyre mélyebb specializáció felé kormányoznák az embereket, azok egy csomó nyersanyagot megtagadnak az alanyoktól. De a másik (humanista) tábor meg úgy megy az univerzális tudásra, hogy csak a múltba tekint. Az pedig nem lesz hasznos, ha a jelenre nem lehet alkalmazni (és vele a jövőt formálni)! Most sajnos ott tartunk, hogy mindkét irányzatból a legrosszabbat tartottuk meg: a magas szintű oktatás mélyen specializált, míg a korábbi általános oktatás szinte teljesen elszakadt a hétköznapi valóságtól.

Ezért is fontosabb mint valaha, hogy képesek legyünk utólag kitágítani a saját horizontjainkat, és betömködni az oktatásunk réseit. Nem kell polihisztornak lenni, de azért megértés szintjén le kell fedni a valóságot, hogy aztán elhelyezkedhessünk benne! Mellesleg az újítások legtöbbször interdiszciplináris meglátásokból jönnek. De hát ahhoz ugye kellene legalább valami alap jártasság több diszciplínában, hogy esély legyen bármi “inter”-re… Mondhatni, hogy ez lesz a mi nagy forradalmunk: hogy mi is a tudás, hogy állunk hozzá, mi a felelőssége, és mi is az a “művelt ember”. Én biztos, hogy ebbe az irányba fogok törekedni!


Összefoglalás

Íme emberek, egy hatalmas adag fejlődési lehetőség, amiből szerintem mindenki tud leszűrni hasznos újdonságokat. Elsődleges tanulságnak én személy szerint megismételném múlt hétről az eredmény-orientált gondolkozásmódot! Tekintsünk kifelé is, ne csak be; tudjuk, hogy mit és mikorra akarunk elérni; és bizonyosodjunk meg róla, hogy nem csak egy helyben tekerünk! Emellett néhány extra a fentiekből:

  • Az idő menedzsment ugyanúgy mérést követel, mint bármi, amit irányítani szeretnénk. Úgyhogy ideje őszintén szembenézni azzal, hogy hova is folynak a napok, és a céloknak megfelelően egy kicsit átszabni a programot.

  • A kommunikáció tekintetében az itt felvetett “mi” szemlélet messze túlmutat a hatékonyság témakörén. Az emberi (különösen a pár-) kapcsolatokban is a közös alap a lényeg, amin keresztül könnyebben megláthatjuk a másik nézőpontját. Akkor talán majd képesek leszünk úgy megfogalmazni a mondanivalónkat, hogy az át is jusson valahogy.

  • Végül pedig (gondolom nem meglepően) nagyon fontosnak tartom az “általános műveltség” átértelmezését. Matek kontra pénzügyek kezelése, irodalom kontra élettanulságok és kapcsolatok, történelem kontra modern politika… A valóságtól szinte teljesen elszakadt oktatásunkat (és a későbbi, mélyen specializált szakmai tudásunkat) meg kell tanulnunk önállóan kiegészíteni, hogy teljes életet élhessünk!