David Allen - Intézz el mindent!
A mai bejegyzésben a magasztos, absztrakt gondolatok világából visszakanyarodnék kicsit a konkrét, szokványos, színtelen-szagtalan világunkba. Mert hát mind szép és jó, hogy megfogalmazzuk az elveinket, az álmainkat, a hozzáállásunkat, és akár magát az életünk nagy célját, de ha közben elveszünk a hétköznapok teendőiben, akkor nem sok értelme volt. Felütöttem ezért David Allen – Intézz el mindent! (eredetileg “Getting Things Done”, vagy egyszerűen csak GTD) című könyvét, amit sokszor a “produktivitás bibliájaként” emlegetnek. És ha ez a módszer segíteni tudott számtalan, hatalmas terhet és felelősséget cipelő üzleti vezetőnek, akkor valószínűleg nekünk egyszerű halandóknak is átláthatóbbá – és stresszmentesebbé – teheti a mindennapjainkat.
Ha már “stresszmentesség”, a könyv alcíme (A stresszmentes eredményesség művészete) azt ígéri, hogy nem csak hogy produktívabbak leszünk, de közben nyugodtabbak is! Ha mindig azt csinálod, amiről tudod, hogy csinálnod kellene, akkor nem lesz kognitív disszonancia, és könnyebben jön majd az a bizonyos flow élmény is. A tetejébe a módszer modulárisan alkalmazható – nem csak akkor működik, ha mindent szóról szóra követsz – ezért remélhetőleg maga a hozzászokási fázis sem okoz majd túl nagy lelki törést. A szerző tisztában van vele, hogy nem vagyunk tökéletesek, ezért segíteni akar, nem csak egy újabb “megfelelnivalót” akasztani a nyakunkba.
Kiemelték még az elején, hogy inkább elvekről lesz szó, mint sem konkrét lépés sorozatokról. Na ez nem igazán teljesült. Szemléltetésként: a harmadik fejezet öt lépcsős tervezési módszerét két ellenpélda után egyesével részletezzük, ahol az első lépcsőn belüli második alszekcióban egy 6 hosszú lista kifejtéseinek a 4. eleménél tartottam épp, amikor felmerült bennem, hogy “Jancsi és Juliska bekaphatják a kenyérmorzsáikkal együtt!”.
Kismillió módszer létezik, de alapelv csak néhány. Aki az elveket megérti, az sikeresen választhatja meg a saját módszereit. Aki csak módszereket próbálgat az elvek megértése nélkül, az biztosan bajba kerül.
– Ralph Waldo Emerson
As to methods there may be a million and then some, but principles are few. The man who grasps principles can successfully select his own methods. The man who tries methods, ignoring principles, is sure to have trouble.
Ez persze nem azt jelenti, hogy nem voltak benne hasznos, általánosan alkalmazható elvek. Csak azt, hogy egy kicsit ki kellett kaparni őket. Sok időtlen, elavulásmentes tipp volt például “nagypapi” modernitási szinten, papír-ceruzával megoldva. Én ezeket a megoldásokat kiszűrtem, részben mert az én digitális fixációmmal úgy sem kompatibilisek. Másrészt pedig merem remélni, hogy Ti, kedves Olvasóim, az elvek ismeretében majd szintén képesek lesztek a saját igényeitekre szabni a részleteket.
A lényeg, hogy ez az egész nem tartalmaz semmi “újat” vagy “forradalmit”, csak konkrétan kimond minden olyat, amit kimondatlanul már amúgy is csinálunk. A konkretizálás miatti direkt irányítás viszont nagyon jelentős változásokat hozhat! Gondoljunk mondjuk arra, hogy eddig véletlenszerűen nyomkodtuk a gombokat az irányítófülkében, és most kapunk címkéket, hogy melyik gomb mit is csinál.
A könyv szerkezetileg 3 részben tárgyalja ugyanazt a “tananyagot”, különböző mélységekben és részletességgel. Utólagos engedelmetekkel én ezeket egybe gyúrtam, hogy mindent csak egyszer – de akkor teljesen – érintsünk. Átugranám ezen felül a projekttervezéses részt, mert szerintem kezdésnek bőven elég arra koncentrálni, hogy a már meglévő szarviharral hogyan küzdjünk meg. A tartalomjegyzék tehát a következőképpen alakul:
- Bevezetés
- A fő, 5 lépéses módszer:
- Tudományos alátámasztás
- Mesterré válás
Bevezetés
Manapság szinte elkerülhetetlen – sőt, divat! – hogy többet vállalunk, mint amit elbírunk. Ez mellett elmosódik a munka és a szabadidő közti határvonal, főleg a “tudás-alapú” munkában. Igaz, az információ, ami potenciálisan javíthatná bármelyik folyamatunkat, tulajdonképpen végtelen és könnyen hozzáférhető. Csak hát valakinek akkor hozzá is kellene férni, értelmezni, következtetéseket levonni… Ha pedig ez nem lenne elég, még általában a munkánk sincs pontosan definiálva – vagy ha igen, akkor sem (csak) azt kell csinálnunk. Tulajdonképpen már nem a munkánkhoz kell alkalmazkodni, hanem a folyamatos alkalmazkodáshoz.
Ha minden “rendben” menne az életünkben, ugyanaz lenne a munkánk, nem lenne semmilyen anyagi vagy egészségügyi krízis, nem kéne költözni vagy felújítani, nem jönne a gyerek, stb. Na akkor esetleg magunktól is szép lassan rátalálnánk egy ritmusra, ami által fenntarthatóak lennének a mindennapok. De sajnos legtöbbször mind a cégek, mind mi magunk is folyamatos átalakulásban vagyunk. Az egész élet ritmusa (kultúra, életvitel, technológia) annyira felgyorsult, hogy egyre gyakrabban kell hatalmas következményekkel járó változtatásokat eszközölnünk. Igazából nem sok minden más, mint régen, csak a sebesség.
Semmi nem új, csak hogy milyen gyakran új.
Nothing is new, except how frequently it is.
Ez viszont ahhoz vezet, hogy a régi módszerek már nem elég jók, hiába csinálunk ugyanolyasmiket.
Ezt a sebességet és komplexitást egy sima TODO
lista már nem fedi le.
Meglepően sok mindennel kell átlagosan napi szinten foglalkozni, ezért nagyon fontos a rendszer.
Ha tudatosan felismerem, mennyi minden van a fejemben, és a rendszer is megvan, hogy hogy kell őket kezelni, akkor nem lesz nagy mentális teher egyikről a másikra ugrálni.
Jóindulatú próbálkozás, hogy definiáljunk magasabb szintű, absztraktabb célokat, és majd az az értékrend vezérli a választásainkat. De ez a napról napra, óráról órára szint figyelemeltereléseivel nem nagyon tud megküzdeni. Az igazság az, hogy alapból senki nincs hozzászokva, hogy gondolkozni kell a munkáról. Nagyon sokáig a munka csak az volt, ami még nincs megcsinálva, és meg kell csinálni. Ha lapátolom a szart, akkor pontosan tudom, mit kell csinálni; látom, hogy mekkora a kupac, mennyi van még hátra, és lapátolok.
Na ez a “két agysejtes” hozzáállás manapság már a munkára sem elég. Az átívelő, kevésbé kézzelfogható életcéloknál pedig eddig sem volt elég. Szóval hiába tűnne logikusnak, hogy a nagy víziónk diktálja a részleteket, mégis építkezzünk inkább alulról felfelé. A legtöbben annyira el vannak veszve a hétköznapjaikban, hogy nincs esélyük eljutni a víziójukig. Ha viszont az apró implementációs lépéseket vesszük előre, akkor kezdetben “vakon” ugyan, de legalább elkezd haladni a szekér.
A könyv megoldás javaslata 5 lépésben foglalható össze – ami egyben a következő 5 szekció témája is lesz:
- Begyűjtünk minden teendőt – ezzel megadva, hogy mit jelent számunkra az, hogy “kész” vagyunk;
- Konkretizálunk minden elemet – ezzel megadva, hogy az adott elem szempontjából mit is jelent az, hogy “csináljuk”;
- Rendszerezünk minden elemet többszintű, komplex listákra;
- Önvizsgálat keretében ezekből a listákból tájékozódunk; és
- Csináljuk, amit kell.
Ha valami motoszkál a fejünkben, akkor már nincs rend, mert jó esetben semminek nem kellene motoszkálnia! Ezért kigyűjtjük, konkretizáljuk, és tároljuk a dolgokat – mit kell csinálni, mi a végcél, mi lenne a következő lépés? Ettől már egy picit jobban leszünk, és ezt sokszorozva érezhetjük, ha mindennel így bánunk. A fő, hogy kikerüljön a fejünkből!
Általában fordítottan arányos, hogy mennyit jár valami a fejedben, és hogy mennyire halad.
There is usually an inverse relationship between how much something is on your mind and how much it’s getting done.
Magunktól a legtöbb energiánkat arra pazaroljuk, hogy a problémáról gondolkozunk, nem a megoldásáról. Ez a fejünkből kikerülős “alappillér” azért működik, mert rákényszerít minket, hogy a megoldásra figyeljünk. Nem haladunk ugyan semmit, de konkretizálunk, és ettől letisztul, mit is kell majd csinálni, és hogy miért. A végcél és az oda vezető út lesz fókuszban, nem a probléma.
A gondolkozás hasznos, ha cselekvésre motivál, de hátráltat, ha a cselekvést helyett csináljuk.
– Bill Raeder
Thought is useful when it motivates action and a hindrance when it substitutes for action.
De aggodalomra semmi ok, ez is olyan, mint egy atléta esetében: fejleszthető! Nem azért haladsz lassan, mert lassan gondolkozol, csak rosszul. És nem az időnket, a bejövő információkat, vagy a prioritásainkat kell menedzselni, hanem “csak” a tetteinket – amiket viszont 100% mi irányítunk.
Személyes véleményem, hogy nem maga a rendszer milyensége az igazán fontos, csak hogy legyen és hogy bízzunk benne. A rossz(abb) és az optimális rendszer között kicsi a különbség. A nagy szakadék a nincs és a van között van. Legyen tehát valami rendszerünk, hogy felkészülten vonulhassunk harcba saját magunk ellen.
Nehéz olyan ellenséggel harcolni, akinek a fejedben is van bázisa.
– Sally Kempton
It is hard to fight an enemy who has outposts in your head.
Pár szóban még az előkészületekről: a szerző rendszeresen tart konzultációkat, és az átállás kúraszerűen, kb. 2 teljes nap alatt szokott megtörténni. Nyilván esetünkben semmi ilyen formalitásra nem kell gondolni. Annyit viszont nyugodtan tudatosíthatunk magunkban előre, hogy mint minden újdonságnál, itt is várható egy komoly erőfeszítés. Ne hagyjuk, hogy ez lehangoljon, a karbantartás már gyerekjáték lesz – és idővel automatikus része a mindennapoknak. Csak hát odáig el is kellene jutni.
Könnyebb cselekvéssel helyrehozni az érzéseidet, mint érzésekkel helyrehozni a cselekedeteidet.
– O. H. Mowrer
It is easier to act yourself into a better way of feeling than to feel yourself into a better way of action.
Előfeltétel, hogy legyen egy “rendes” munkahelyed. Ha otthonról dolgozol, akkor ott. Ha bejársz dolgozni, akkor ott is. Ha sokat vagy úton, akkor arra is legyen egy kész megoldásod, hogy mit hogy tudsz csinálni, mi hogy van kéznél, ilyesmi. Hogy tárgyilag mire van szükség, az természetesen nagyon egyénfüggő. A lényeg, hogy tudjunk valahogy listákat kezelni, és legyen valami naptár. Emellett pedig nem osztozunk! Mindenkinek szüksége van saját munkahelyre – ami nem kell, hogy külön szoba legyen, de legalább külön asztal.
A másik hangsúlyos elvárás egy általános iktatási rendszer. Ha az nincs, akkor csak egy amorf kupac lesz az “elrakott” dolgainkból. Legyen gyors, egyszerű, és legyen mindig kéznél, különben nem fogod használni. Illetve észben kell tartanunk, hogy itt hozzáférni is szeretnénk az adatokhoz, nem csak eltárolni. Jó ökölszabály, hogy ha 1 percnél hosszabb bármit megtalálni vagy eltenni, akkor nem jó a rendszer.
Ezekkel felvértezve pedig végre nekieshetünk az 5 fő lépésnek, amikkel kordában tarthatjuk az életünket.
Begyűjtés
Amint kell, kellene vagy lehetne címkét aggatunk bármire, onnantól az egy “befejezetlen”. Befejezetlen, mert az agyunk tudja, hogy van valami, amit még nem csináltunk meg (de meg kell, kellene, vagy lehetne). Ha ezt nem rögzítjük rendesen – vagyis a fejünkön kívül, konkrét végcéllal, konkrét következő lépéssel – akkor motoszkálni fog. A motoszkálás pedig folyamatosan emészti a figyelmünket!
Ezért az első lépés a stresszmentesség felé, hogy begyűjtsünk mindent, ami a figyelmünket megragadja. Ez lehet fizikai inbox “tálcába”, papír alapon, digitális text/audio segítségével, email-ben, mindegy. Ami elengedhetetlen, hogy:
- minden a fejünkön kívül legyen;
- minden ugyanott (vagy legalábbis minél kevesebb helyen) legyen – ha egy része itt, egy része ott, akkor egyikben sem fogunk bízni (jogosan);
- minden bejövőt rendszeresen ürítünk, hogy használható maradjon.
Csak akkor érezheted magad jól azzal kapcsolatban, amit csinálsz, ha mellette tudsz mindent, amit épp nem csinálsz.
You can only feel good about what you’re not doing when you know everything you’re not doing.
Ne kíméljünk semmit! Ha dolgunk van vele, jöhet. Ha túl nagy az inbox-hoz, írjunk róla egy jegyzetet, és menjen az az inbox-ba. Ha már előre rendszerezve van, akkor is dobjuk ide be a közösbe – jót fog tenni, ha mindent egységesen kezelünk. Ha valami “csak” nincs a helyén, az esetleg szimplán visszamehet a helyére – hacsak nincs vele valami dolgunk, mert akkor persze megy a közösbe! Ha a fizikai dolgok kész vannak, egy mentális kör is kell. Ami csak eszünkbe jut a klímaváltozás megállításától a macskakaja vásárlásig hazafelé menet.
Fontos megjegyezni, hogy itt még ne essünk bele a rendszerezésbe. Ez most csak a begyűjtése annak, hogy mivel kell majd egyáltalán foglalkoznunk. És a döntéshozatal vagy a kategorizálás pedig nagyon más elmeállapotot igényel, mint a begyűjtés. Legyünk tisztában azzal is, hogy ebben a stádiumban nem maradhat sokáig semmi. Ha az agyunk azt érezni, hogy nem foglalkozunk a bejövőkkel igazán, akkor újra jön a motoszkálás!
Pszichológiai kitekintés: A begyűjtés egyszerre szorongósan negatív és felszabadulósan pozitív. De a negatív rész igazából nem a sok tennivalóból ered – mert akkor soha nem lenne vége – hanem a sok eddigi magaddal kötött “egyezményből”, amit megszegtél. Ha pedig ez így van, akkor:
- nem kell annyit vállalni (ami egy tiszta
TODO
listával sokkal egyszerűbben védhető lesz); vagy - meg kell csinálni, és kész; vagy
- újra kell tárgyalni magaddal.
Ha valamit kizárólag a fejedben tartasz, annak csak a jelenidő létezik. Onnantól, hogy két dolgot tartasz a fejedben, máris megszeged legalább az egyik fogadalmadat, mert épp nem csinálod. Ezért kell fejen kívül tárolni. Ez még arra is vonatkozik, ami első hallásra jelentéktelen. A fejedben nincs különbség a pince takarítás és a cégalapítás között, mindkettő csak egy fogadalom.
Valamiről gondolkozni mindig sokkal hasznosabb, mint valamire gondolni. Az emlékeztetés legyen a rendszer dolga, hogy te a gondolkozásaid során mindig hozzátehess valamit a témához.
Durván érezhető egy kapcsolatban vagy egy céges kultúrában, hogy mennyire megbízhatóak a láncszemek. Ha fogni kell a másik kezét, mert különben félünk, hogy nem lesz meg, amit kérünk, akkor ott lesz a háttérben egy folyamatos stressz adag. Elszaporodhatnak a meeting szükségletek is, amik nem is kellenének, ha olajozottan menne minden. Ha viszont megbízunk a másik rendszerében, akkor nem kell mindig azonnali figyelmet kikövetelnünk, majd válaszol, ha odajut. A szerző családjában még otthon is úgy csinálják például, hogy egymás inbox-aiba dobják a dolgokat a másik megzavarása helyett. Ettől még persze nem biztos, hogy jó irányba megy a hajó – vagy hogy egyáltalán jó hajón vagy… De legalább hatékonyan haladsz!
Konkretizálás
Ha jól tele a bejövő halmazunk, akkor ideje konkretizálni, hogy melyik elem micsoda, és mit kell vele kezdeni. Az első kérdés: mi ez? Viccesen hangzik, de a szerző tapasztalatai szerint sokan idáig sem jutnak el… De mi azért legalább azonosítsuk már be, mivel is van “dolgunk”.
Kapcsolódik a második kérdés: egyáltalán van-e vele dolgunk? Mert könnyen lehet, hogy nincs. Ha most még nincs, akkor inkubáljuk (lásd a Rendszerezésnél). Ha nem is lesz, de azért referenciának el szeretnénk tenni, akkor mehet az iktatóba (ami ugye előfeltétel volt). Ha pedig még visszakeresni sem akarjuk, akkor arra bizony ott a kuka. Viszlát!
Ha van vele dolgunk, akkor pedig az a legfontosabb, hogy pontosan, fizikailag mi a következő lépés vele kapcsolatban? Annyi, hogy “meeting szervezése” nem elég pontos. Az “email XY-nak a meetinggel kapcsolatban” már sokkal jobb. Az nem következő akció, hogy “dönteni kellene”! A döntés gyors, és nem fizikai aktivitás, szóval ezt a részt nem illene tologatnunk. Ha kell még infó a döntéshez, akkor a következő lépés lehet mondjuk “email XYnak, hogy mi a véleménye”, vagy “ötletelés mellette-ellene listával” ami majd közelebb visz a döntéshez. Mindenképp vigyázzunk, hogy a következő akciók tényleg atomiak és konkrétak legyenek, különben visszaalakulnak “cuccá”, és továbbra is hordozni fogják a bizonytalanságot.
Ha az így kitervelt akció nem tudja le egymagában az egész tennivalót, akkor itt köthetjük egy projekthez is, ami minden több lépésből álló feladatsort összefog. Amint ez megvan, újra elágazhatunk 3 irányba: lehet a feladatot megcsinálni, delegálni, vagy elhalasztani.
- Ha az egész kevesebb, mint 2 perc, akkor tudjuk le, és kész. Semmi tudományos oka nincs, hogy miért pont 2 perc, csak kb. ott van a hatékonysági határ, ahol iktatás helyett érdemesebb letudni – és akkor nincs mit iktatni.
- Ha hosszabb, viszont nem muszáj nekünk megcsinálni, akkor csinálja más. Magát a delegálás módját kommunikációs rendszere válogatja, de fontos, hogy a mi oldalunkon is legyen írásos nyoma. Attól, hogy a másik fél elfelejti, nekünk még nem kellene.
- Ha pedig hosszú és muszáj nekünk, akkor majd visszatérünk rá. Pont.
A félreértés elkerülése miatt még egyszer: ha nem ilyen 2 perces “gyorsan tudjuk le” mókáról van szó, akkor itt még nem kell megcsinálni! Csak a döntést kell meghoznunk, hogy mi legyen vele. Haladjunk végig a bejövőkön sorban, egyesével, priorizálás nélkül! Itt még nem játszik, hogy mi mennyire fontos, mert most ugye csak döntök a sorsáról.
Olyan vagyok, mint egy szúnyog a nudista táborban; tudom, mit akarok csinálni, csak azt nem, hogy hol is kezdjem.
– Stephen Bayne
I am rather like a mosquito in a nudist camp; I know what I want to do, but I don’t know where to begin.
Ezen a ponton jó esetben egy csomó mindent kukáztunk, iktattunk, delegáltunk, vagy 2 perc alatt le is tudtunk. Maradt viszont egy “folyamatban” kupac, ami tartalmazza a megcsinálandó dolgainkat. Ezzel foglalkozunk majd a Rendszerezés szekcióban.
Nincsenek megszakítások – csak rosszul kezelt bemenetek.
There are no interruptions – there are only mismanaged inputs.
Pszichológiai kitekintés: Ne becsüljük le a következő akció erejét. Az előre gondolkozás, és a már leszűrt következtetések miatt lesz kihasználható egy-egy furcsa kis rés is a napirendünkben. Lehet, hogy egy adott pillanatban arra épp nem lenne energiám, hogy nekiálljak az inbox-omnak és kibogozzak dolgokat, de ahhoz pont igen, hogy egy agyatlan kis tennivalót elintézzek.
Sokszor van a fejünkben félhomály. Annyira pont világos a helyzet, hogy azt hisszük, tudjuk, mi a következő lépés. De annyira meg pont homályos, hogy valójában nem tudjuk, ezért taszít, és mi kerüljük is. A jó képzelőerővel bíró emberek állítólag azért is halogatnak jobban, mert ők képzelik el a legélénkebben a horrort, ami elől menekülnek.
Öreg ember vagyok, és sok nehézséget megéltem, de a nagy részük meg sem történt.
– Mark Twain
I am an old man, and I have known a great many troubles, but most of them never happened.
Jó lenne, ha le tudnánk tompítani ezt a “negatív ön-vizualizációt”. Az alkohol például nem jó, mert az mindent letompít. De a következő akció meghatározása ilyen hatással lehet! Nem is biztos, hogy a tennivaló felé voltak a negatív érzéseink, hanem az enyhe bizonytalanság és a döntéskényszer felé.
A következő akciót így is, úgy is meg kell határoznunk valamikor. De nagyon nem mindegy, hogy akkor határozzuk meg, amikor először felbukkan, vagy amikor már kiborult a bili. Az utóbbinál ugyanis folyamatos tűzoltó üzemmódban leszünk, és egyáltalán nem lesz hatékony a végrehajtás.
Az előre meghatározott következő lépés tiszta képet ad, a felelős pedig elszámoltatható, produktív és önálló lehet. Ha nem a külső kényszer okozza a tetteidet, hanem te magad döntöd el, hogy mi is legyen, az többet ér, mintha csak szuggerálod magadba, hogy te milyen hatékony is vagy.
Ezek mellett a panaszkodást is frankón megszünteti. Ha lehet a helyzeten változtatni, akkor van következő akció, és figyelj arra. Ha nem lehet, akkor meg el kell fogadni a tehetetlenségedet – amire a következő akció hiánya rá fog kényszeríteni.
Minden tettnek ára van és kockázatokkal jár, de ezek jóval kisebbek, mint a kényelmes tétlenség hosszú távú ára és kockázatai.
– John F. Kennedy
There are risks and costs to a program of action, but they are far less than the long-range risks and costs of comfortable inaction.
Rendszerezés
Oké, begyűjtöttünk, konkretizáltunk, ideje, hogy rendszerezzük a maradékot! Elsődleges szempontunk, hogy “élesek” legyenek a határok a kategóriák között. Mind különböző féle egyezmény saját magunkkal, ami megadja, hogy mikor és hogyan kérjük az emlékeztetőt. Ha ezek elkezdenek összefolyni, akkor az egész értelmét veszti.
Igazából csak listákat kell menedzselni, ami sokakat szkeptikussá tehet, hiszen nagyon sokan nagyon régóta írogatnak listákat, sikertelenül. De ez nem “még egyszerű”, hanem “már egyszerű”! Vagyis nagyon sok agyalás, rendszerezés, és kísérletezés ment mögé, hogy a végfelhasználónak már csak listákat kelljen írogatnia.
A kifinomultságon túli egyszerűség elérésére kell törekednünk.
– John Gardner
We must strive to reach that simplicity that lies beyond sophistication.
A konkretizáló lépés döntései következtében összesen 8 helyre kerülhetnek a dolgok. Ha projekthez kapcsolódik, akkor első állomásunk a projekt lista és a projektekhez köthető referenciák. A (1) projekt lista minden olyan feladat otthona, ami több lépésből áll. Ez egy nagyon laza feltétel, ezért valószínűleg egy csomó olyan dolog is “projekt” lesz, amire eddig nem így gondoltál. A projekt lista részleteket nem tartalmaz, csak egy afféle “tartalomjegyzék”, ami egy magasabb szintű, átfogó figyelmet ad és mentális energiákat szabadít fel. A jelenlegi helyzeted, a távlati terveid, az értékrended, vagy a problémáid is lehetnek kezdőpontok a projektek felfedésénél. Igény szerint alkategóriákra szedhető, de mindre egyformán kell figyelni!
A (2) projekthez köthető referenciák tartalmazhatnak bármilyen “támogató anyagokat”. A lényeg, hogy ne emlékeztetésre szolgáljanak – arra vannak más eszközök. Ide jöhetnek az olyan ötletek is, amik nem következő akciók, de azért már előre tudjuk, hova fognak tartozni. Ha mindennek megvan a jól meghatározott helye, akkor nem kell többé semmit elfelejtenünk. Esetleg integrálható az általános referencia anyagokkal, de akkor tessék szorgosan elővenni és használni!
A projekt adminisztráció után foglalkozunk az előző lépésben meghatározott következő akcióval. Ha 2 perces volt, akkor ugye eleve nem is jutottunk vele idáig. Viszont ha már itt vagyunk, akkor annak legyen valami nyoma! Delegálás esetén használjuk a (3) várólistát, amivel mások felelősségét is nyomon követhetjük. Érdemes dátumozni, mert a visszakeresésnél nagyon hasznos lehet.
Amikor tényleg ránk marad a feladat, egy további kérdést kell feltennünk magunknak: a következő akció időponthoz kötött, vagy “amint lehet”?
Ha időpont alapú, akkor mehet a (4) naptárba.
A hatékonyság érdekében tegyünk különbséget az időpontok és a napok között.
A legfontosabb azonban az, hogy a naptárunkat ne TODO
listaként kezeljük!
Csak az kerüljön bele, amit muszáj akkor/aznap elintéznünk, és azokat akkor onnantól tekintsük szentnek és sérthetetlennek.
Ha telerakjuk mindenféle “jó lenne aznap erre is sort keríteni” jellegű szeméttel, akkor idővel valami úgyis kimarad, ami miatt nem fogjuk kellően tisztelni a naptárunkat.
Ha pedig (5) “amint lehet” jellegű, akkor kerüljön egy TODO
listára.
Ez lehet egy közös hely, vagy akár kategorizált; érdemes lehet ezeket kontextus szerint rendszerezni.
Például telefonnál, számítógépnél, városban, otthon, irodában, ilyesmi…
Ez segít majd a legjobban, hogy a váratlanul adódó kis időmorzsákat is hatékonyan ki tudjuk használni.
Késik az orvos? Addig letudhatnék egy-két telefont… ha lenne kéznél egy listám, hogy kiket is kell miért felhívni.
Azok panaszkodnak először az idő rövidségére, akik a legrosszabban használják ki az idejüket.
– Jean de La Bruyère
Those who make the worst use of their time are the first to complain of its shortness.
Az aktuális tennivalókkal kész is vagyunk, de azért nyugalom, még mindig van három kategória. Ha csak aktuálisan nincs vele dolgunk, de később még lehet, akkor jöhet az a bizonyos inkubáció. Ezek is lehetnek idő szenzitív dolgok – például a jövő héten lesz valami koncert, szóval hétvégén ne felejtsük el megbeszélni otthon, hogy akarunk-e menni – és ezek ugyanúgy mehetnek a naptárunkba. Ami viszont csak ilyen “majd egyszer”, vagy “talán” kategória, az mehet egy külön (6) parkoltató listára. Át lehet gondolni az álmaidat, vágyaidat, akár a jelenlegi projektjeidet inspirációért. Érdemes ezeket kiírni magadból, mert ki tudja, a tudatalattid munkához lát, és még a végén lesz belőle valami.
Ha nincs (előrelátható) dolgod, de azért jó lenne megtartani az aktuális elemet referenciának, akkor… igen, kitaláltad, mehet a (7) referenciák közé. Ha már tényleg ki lett válogatva, hogy ezzel a halmazzal semmi dolgunk, akkor nem baj, hogy sok van, nem fogja beindítani a motoszkálást! A rendszerezés maga egyéni ízlés dolga, érdemes elölről, egyszerűen kezdeni, és majd “nő” veled együtt a rendszer.
Levezetésként pedig ha se dolgunk nincs vele, se visszakeresni nem szeretnénk, akkor (8) ki kell dobni a kukába. Magától értetődőnek hangozhat, de nagyon fontos, hogy ne keveredjen semmivel. Ha csak egy olyan dolog is közé kerül, amivel van teendőnk, akkor nem merjük majd kidobni, ezért újraválogatást igényel, “cucc” lesz belőle, és plusz munka. Szóval amint megvan, hogy valami kuka, akkor kerüljön is a kukába.
Önvizsgálat
Nem elég rendszerezni a teendőinket, át is kell őket nézni időnként. Például egy dolog tudni, hogy elfogyott a tej, és egy teljesen másik dolog emlékezni is rá a boltban. Csak akkor fog menni a “magasabb szintű” gondolkozás, ha az alacsony szintet tényleg a rendszerre bízhatod, azt pedig csak akkor teheted meg, ha a rendszer mindig 100%-ban megbízható. Ezért kell mindig frissen tartani, periodikusan átnézni, törölni róla, bővíteni, stb. Ha nagyon sokáig nem nézzük át a nyitott szálainkat, akkor az agyunk fokozatosan visszaveszi az emlékeztető szerepet és visszatér a “motoszkálás”. Szóval az egész GTD működéséhez elengedhetetlen a rendszeres – napi és heti – átnézés!
Az életünk karbantartása és a boldogság keresése nem két különböző dolog.
– Ayn Rand
The maintenance of life and the pursuit of happiness are not two separate issues.
Ha minden rendesen kialakult, akkor napi szinten már itt-ott pár másodperc is elég lehet.
Annyit kell nézni és olyan gyakran, hogy mindig biztos legyél benne, hogy azt csinálod, amit csinálnod kellene.
Nyilván a naptár és a TODO
lista adják a napod vázát, és általában ennyi elég is lehet.
De legyünk azért flexibilisek és tartsuk a többi listát is kéznél, mert bármi kellhet bármikor.
A heti átnézés az egyes tennivalók helyett már inkább a projektek szintjén mozog – érdemes eleve a projekt listára alapozni. A fő cél elérni azt az állapotot, ahol magabiztosan állíthatjuk: “Abszolút tisztában vagyok mindennel, amit nem csinálok, de csinálhatnék, ha úgy döntenék”. Tapasztalati alapon ajánlott a péntek reggelente 2-2 óra, de mindenki szabja testre. A lényeg, hogy kvázi rituálé legyen belőle, mert ez fogja azt a mentális tisztaságot megadni, ami miatt sokkal kreatívabban tudunk gondolkozni a hosszabb távú terveinkről.
Ahhoz, hogy megértsük a világot, néha el kell fordulnunk tőle.
– Albert Camus
In order to understand the world, one has to turn away from it on occasion.
Cselekvés
Itt jön az a rész, amikor “beavatkozunk” a világ menetébe és ténylegesen csinálunk is valamit. Remélem senki nem gondolta, hogy ezt megúszhatjuk! Nagyon nem mindegy viszont, hogy mibe és hogyan avatkozunk be. És ha az első négy lépés bárhol elakad, akkor az szinte biztos nem ott és nem úgy lesz, ahol és ahogy kellene.
A rossz(abb) hír, hogy ha mindent jól csináltunk, akkor is a legtöbb pillanatban több választási lehetőségünk lesz, amikből intuitívan kell választanunk. A jó hír, hogy a rendszerünk miatt talán már nem csak remélni fogjuk, hogy jól tudunk választani, hanem bízunk is benne.
Mindig többet kellene csinálni, mint amire képes lennél, és egyszerre csak egy dolgot tudsz csinálni. A kulcs az, hogy ugyanolyan jól érezd magad azok miatt is, amiket nem csinálsz mint az miatt, amit épp csinálsz.
There is always more to do than you can do, and you can do only one thing at a time. The key is to feel as good about what you’re not doing as about what you are doing at that moment.
A könyv egy olyan 4 lépéses rendszert ajánl, ami segít a “pillanat hevében” dönteni:
- kontextus: ha munkában vagyok, akkor nyilván valami munkással haladjunk; vagy ha épp nincs kéznél a telefonom, akkor ne telefonálgatni akarjak hirtelen;
- idő: nem mindegy, hogy csak 5 percem van, vagy 5 órám;
- energia: hulla vagyok vagy most kezdek frissen; és
- prioritás: ha az előző három alapján leszűrtük a lehetséges opciókat, akkor a maradékból már prioritás szerint csemegézhetünk.
Nincs idő percről percre és napról napra gondolkozni. Az kell, hogy addigra már túl legyél a gondolkozáson.
Minute-to-minute and day-to-day you don’t have time to think. You need to have already thought.
A prioritásaink kialakításához – illetve az egész életünk menedzseléséhez – pedig érdemes a céljainkra különböző távlatokból tekinteni. A szerző 6 horizontot ajánl:
- szint (földszint): aktuális tennivalók
- szint: aktuális projektek
- szint: területek és felelősségek
- szint: célok, 1-2 éven belül mi lesz / legyen
- szint: vízió, 3-5 éven belül mi lesz / legyen
- szint: a “big picture”, mi az életcélom, mik az elveim…
A kihívás ott van, hogy összeházasítsuk a magas szintű, idealisztikus céljainkat az alacsony szintű, hétköznapi melóval.
Az idealista szerint a rövid táv nem számít. A cinikus szerint a hosszú táv nem számít. A realista szerint pedig a rövid távon megtett vagy meg nem tett dolgok határozzák meg a hosszú távot.
– Sydney J. Harris
An idealist believes that the short run doesn’t count. A cynic believes the long run doesn’t matter. A realist believes that what is done or left undone in the short run determines the long run.
És itt hadd ismételjem kicsit a bevezetőben már elhangzottakat: lehet, hogy felülről tűnne logikusnak közelíteni, de valójában épp fordítva igaz. Mondhatjuk, hogy a felsőbb szintek határozzák meg az alsóbb szinteket, és hogy például minek vergődjek egy bizonyos melóval, ha aztán kiderül, hogy mondjuk nem is azt a melót akarom… De amíg az alsó rétegek nincsenek irányítás alatt, addig el sem jutok odáig, hogy a magasabb indíttatásaimmal foglalkozzak.
Ha van egy olajozott, alacsony szintű módszered, akkor az működni fog később is, bármilyen célra is fordítod. Ellenben ha hibátlanul kiszuszakolod az életed fő céljait, de nem tudod konkrétan végrehajtani őket – mert egyszerűen soha nem jutsz odáig – akkor mi is az értelme az egésznek?
Ha süllyed a hajód, akkor nem igazán érdekel, hogy irányban van-e!
If your boat is sinking, you really don’t care in which direction it’s pointed!
Tudományos alátámasztás
Itt kb. az eredeti könyvnek már vége, de az első megjelenése óta volt egy csomó érdekes kognitív és szociális kutatás, ami szépen alátámasztja a benne tárgyalt elveket.
A pozitív pszichológia kezdeményezése, hogy ne csak a negatívumokra figyeljünk már mindig.
A boldogság, a mentális jólét, az élet értelme, és egyéb apróságok is megérnének egy misét.
Szerencsére ezekre is egyre több a “formális” tananyag, és a GTD is besegíthet.
Itt sem “csak” TODO
listák vannak ugye, és a mentális tisztaság, a helyes priorizálás, a boldogság, a siker, stb. itt is célok – és következmények.
Az elosztott tudat területe egy külső agy értékét hirdeti. Jelmondata, hogy “Az agyad az ötletek kitalálására való, nem a tárolásukra”. És ha nem kell emlékezni, akkor sokkal könnyebben fog menni a gondolkozás – mert arra viszont való az agyad.
A kognitív terhelés témakörében kutatások igazolták, hogy a “befejezetlen” szálak tényleg ide tartoznak. És jó hír, hogy nem is csak akkor tűnnek el, ha készen lesznek; már akkor is, ha egy megbízható rendszerbe kerülnek.
A flow elmélet esetében szintén nagyon hasonló a cél, és kb. mindenben kompatibilis. A GTD tulajdonképpen csak alacsonyabb szinten segíti elő az ott leírt elveket.
Az ön-vezetés elmélet három ága is mind kapcsolódik valahogy. A saját viselkedésünk irányítása megfeleltethető a rendszeres emlékeztetőknek; a természetes adottságaink kihasználása pedig lehet mondjuk a kis idők kitöltésével apró “győzelmek” bezsákolása.
Az implementációs szándékok arra alapoznak, hogy ha előre elhatározod, hogy mikor és mit fogsz tenni egy bizonyos cél érdekében, akkor az adott pillanatban meg is lesz rá az erőd és a kapacitásod. Ez pedig azért jó, mert nem kell az – igencsak korlátozott mennyiségű – akaraterődből “költeni rá”. A GTD szoros rendszere ehhez megint eléggé jól kapcsolódik.
Végül a Pszichológiai Erőforrás (PsyCap) gyűjtőnév az önállóság, az optimizmus, a reményteliség (itt: mi a cél, és milyen utakon juthatsz oda), és az ellenállóság együttese. Gondolom senki nem lepődik meg, ha azt mondom, hogy a GTD mindet támogatja:
- önálló leszel, mert mindig tudod, hogy mik a felelősségeid, és hogy mit tehetsz az érdekükben;
- optimista, mert arra nevel, hogy “megy ez, ha viszed”, ami miatt több és nagyobb dolgokat mersz majd vállalni;
- reményteli, mert beazonosítod a céljaidat, és több potenciális utat is, ami miatt nehezebben fogsz elakadni; és
- ellenálló, mert az előre nem látott – vagy akár előre nem látható – nehézségekben is stabilitást ad, és segít megőrizni a hidegvéred.
Mesterré válás
A GTD eléggé olyan, mint egy hangszer vagy egy sport elsajátítása: soha nincs “vége”, egy életen át tökéletesítgethető művészet. Cserébe viszont – a hangszerekhez és a sportokhoz hasonlóan – az egész nagyobb eredményhez vezet, mint a részeinek összege.
Alapszinten még egyesével figyelünk a begyűjtésre, a következő lépések meghatározására, a várólistákra, a személyenkénti TODO
listákra, egy átlátható és gyors referencia rendszerre, a lecsupaszított naptárra, és a heti átnézésre.
Minddel könnyen el lehet csúszni, még ha magukban nem is nagy dolgok, de – pont mivel nem nagy dolgok – visszamászni is ugyanolyan könnyű!
Akár évekig is eltarthat, mire minden rutin szintre süllyed, viszont ha megvan, akkor stabil lesz az óráról-órára, napról-napra szint.
Haladóként már inkább a hétről-hétre, vagy hónapról-hónapra felbontás a cél. Egyre magasabb horizontos gondolkodás és rend lesz jellemző, illetve az akcióink mellett már a projektek és az állandó felelősségeink is rendben lesznek. Ekkorra már jellemzően testre szabtuk és a saját életmódunkba integráltuk a módszert bizonyos mértékben. Jó jel továbbá az is, hogy ha valami váratlan jön, az nem hogy kilökne minket a rendszeredből, hanem pont hogy abban keresünk “menedéket”.
Mesterként meg már épp nem a rendszer van a középpontban. A felszabaduló energiákat pedig használhatjuk az érdeklődéseink és kapcsolataink elmélyítésére, vagy a külső agyunkkal hozzáadott értéket teremthetünk. A letisztult rendben olyan összefüggéseket láthatunk meg, amiket amúgy nem, és az életünk területeinek váratlan vegyítéséből gyakran hasznot húzhatunk.
Összefoglalás
A GTD-vel egy olyan általánosan alkalmazható eszközkészletet kapunk, amivel képesek lehetünk a legzűrösebb, leghektikusabb fejetlenségbe is rendet vinni. Nyilván a fegyelmet és a munkát nem váltja ki, de legalább nem a módszertan hiányán csúszunk majd el a fegyelmezett munka közben.
Összefoglalásnak egy mechanikus ismétlés helyett a számomra legfontosabb tanulságokat emelném ki:
-
Nagy hangsúlyt kap, hogy írjunk le dolgokat. Mérhetetlen változáson vagyok túl mióta nem próbálok mindent fejben tartani. A fejünk nem alkalmas arra, hogy a mai világ komplexitásával egyedül birkózzon meg. Írjuk le a dolgokat!
-
Kapunk egy konkrét sablont is, hogy hogyan írjuk le a dolgokat, ami által a folyamat egyszerűbben gépiesíthető, és így hamarabb süllyed rutin szintre.
-
Ez az egész csak arról szól, hogy sztenderdizáljuk, milyen emlékeztetőket kérünk a dolgainkról és mikor. Nagy ahaaa! pillanat volt, amikor ez leesett.
-
Szintén fontos mentális modellt adott az rész, ahol a tennivalókkal kapcsolatos stresszt a magunkkal szemben megszegett fogadalmakra vezette vissza. Ahhoz, hogy meg tudjuk oldani a problémáinkat, először tisztán kellene látnunk őket.
-
Végül pedig a többször említett “alulról felfelé” hozzáállást hoznám fel újra, mert nagyon fontos igazságra mutat rá. Ha alacsony szinten nincs rendben a napirended, akkor mindegy, mik a nagy céljaid, mert úgysem jutsz odáig. Először szedd össze magad, és majd aztán jöhet a világ megváltása!